Heldere afspraken voor een veilig, eerlijk en goed georganiseerd avontuur op de hoogste berg van Afrika.
Expedition Kilimanjaro Ltd.
Geregistreerd als "Expedition Kilimanjaro Ltd." in Tanzania.
Versie: Januari 2026
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
Expeditie Kilimanjaro: De handelsnaam van Ramon Stoppelenburg Enterprises Ltd., gevestigd en geregistreerd in Tanzania, hierna te noemen "de organisatie" of "wij".
Deelnemer: De natuurlijke persoon die een reservering maakt of namens wie een reservering wordt gemaakt voor deelname aan een expeditie.
Expeditie: De door de organisatie aangeboden dienst bestaande uit hotelverblijf en begeleide beklimming van de Kilimanjaro (5.895m) inclusief alle daarbij behorende faciliteiten, gidsen, porters, catering en logistiek.
Reservering: De aanvraag tot deelname aan een expeditie via het online reserveringsformulier.
Definitieve Boeking: De bevestigde deelname na volledige betaling van het expeditietarief.
Hoofdgids: De door de organisatie aangewezen gecertificeerde berggids die verantwoordelijk is voor de uitvoering en veiligheid tijdens de expeditie.
Lokale Operator: De Tanzaniaanse touroperator waarmee de organisatie samenwerkt voor de uitvoering van de expeditie.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen Expeditie Kilimanjaro en de deelnemer. Door het indienen van een reservering verklaart de deelnemer zich akkoord met deze voorwaarden.
Op deze overeenkomst is Tanzaniaans recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan het High Court Arusha Registry in Tanzania. Deze bepaling laat de dwingende consumentenbeschermingsregels van het land van herkomst van de deelnemer onverlet voor zover deze gunstiger zijn voor de deelnemer.
Deze Nederlandse versie van de algemene voorwaarden is leidend. Bij verschillen tussen vertalingen prevaleert de Nederlandse tekst.
Een reservering komt tot stand door volledige en correcte invulling van het online reserveringsformulier op www.expeditiekilimanjaro.nl (of equivalente landspecifieke websites).
Voor een geldige reservering zijn de volgende gegevens verplicht:
Na ontvangst van een complete reservering ontvangt de deelnemer binnen twee werkdagen een bevestiging en factuur per e-mail.
Zonder de verplichte verzekeringsinformatie (artikel 4.1) kan geen reservering worden gerealiseerd. De reservering wordt pas in behandeling genomen zodra alle verplichte gegevens zijn aangeleverd.
Een reservering wordt pas een definitieve boeking na ontvangst van de volledige betaling. Na betaling ontvangt de deelnemer de definitieve boekingsbevestiging en vouchers. Vanaf dat moment worden hotelreserveringen gemaakt en worden gidsen, porters en chefs gereserveerd voor het bergteam.
De deelnemer is volledig verantwoordelijk voor het correct en volledig aanleveren van alle gegevens. Onjuiste of onvolledige informatie kan leiden tot annulering conform artikel 10.6.
Alle prijzen zijn vermeld per persoon in Amerikaanse dollars (USD) en zijn exclusief visa, vaccinaties, persoonlijke verzekeringen en persoonlijke uitgaven, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
De volledige betaling van het expeditietarief dient uiterlijk 90 dagen vóór aanvang van de expeditie te zijn voldaan. Bij reserveringen binnen 90 dagen voor vertrek dient betaling zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 7 dagen na ontvangst van de factuur, te geschieden.
Vertraging in de betaling kan ertoe leiden dat deelname niet gegarandeerd kan worden vanwege de beperkte beschikbaarheid van permits, accommodatie en personeel. Indien door te late betaling deelname niet mogelijk is, volgt volledige restitutie van de betaling met aftrek van USD 35 administratiekosten.
Per reservering worden USD 35 administratiekosten in rekening gebracht.
Kennelijke fouten in prijzen of programma's kunnen te allen tijde worden gecorrigeerd. De deelnemer wordt hiervan direct op de hoogte gesteld en heeft het recht de reservering kosteloos te annuleren indien de prijsverhoging meer dan 20% bedraagt.
Deelname aan Expeditie Kilimanjaro is uitsluitend mogelijk met een geldige en toereikende reisverzekering. Het aanleveren van verzekeringsinformatie en polisnummer is verplicht bij het indienen van de reservering.
De reisverzekering moet minimaal de volgende dekkingen bieden:
Zonder geldige verzekeringsinformatie wordt geen reservering in behandeling genomen en kan geen definitieve boeking worden gerealiseerd.
De organisatie behoudt zich het recht voor om op elk moment bewijs van verzekering op te vragen. De deelnemer is verplicht dit binnen 48 uur aan te leveren.
Alle medische kosten, evacuaties, repatriëringen en Search & Rescue operaties zijn voor rekening en risico van de deelnemer en dienen gedekt te worden door de eigen reisverzekering. Expeditie Kilimanjaro is hiervoor niet aansprakelijk en zal geen kosten voorfinancieren.
De lokale operator beschikt over een verzekering voor Flying Doctors evacuaties. Deze verzekering dekt uitsluitend de kosten van de evacuatievlucht zelf. Alle overige medische kosten, behandelingen, ziekenhuisopname en repatriëring zijn voor rekening van de deelnemer.
De deelnemer is verplicht bij reservering alle medische aandoeningen, fysieke beperkingen en relevante gezondheidsinformatie te melden die de beklimming kunnen beïnvloeden, waaronder maar niet beperkt tot:
De deelnemer verklaart door deelname fysiek en mentaal in staat te zijn om de expeditie te voltooien en heeft zich adequaat voorbereid op de fysieke en mentale uitdagingen van een hooggebergte-expeditie tot 5.895 meter.
Verzwijging van relevante medische informatie leidt tot:
Voedselwensen en allergieën dienen bij reservering gemeld te worden zodat deze kunnen worden doorgegeven aan de catering op de berg. Expeditie Kilimanjaro kan geen garanties geven over beschikbaarheid van specifieke voedingsmiddelen en is niet aansprakelijk voor allergische reacties.
De minimumleeftijd voor deelname aan Expeditie Kilimanjaro is 14 jaar.
Minderjarigen in de leeftijd van 14 tot en met 17 jaar kunnen uitsluitend deelnemen indien:
De ouder/voogd die de boeking namens de minderjarige maakt, verklaart:
De dagprogramma's geven een zo realistisch mogelijk beeld van het geplande verloop, maar lokale omstandigheden zoals weersomstandigheden, staat van paden, beschikbaarheid van accommodatie of uitval van materieel kunnen invloed hebben op de exacte uitvoering.
De organisatie behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in de route, dagprogramma, accommodaties, transport of excursies indien omstandigheden dit vereisen. Het doel is te allen tijde de kwaliteit en het karakter van de expeditie te waarborgen.
Indien accommodatie onverwacht niet beschikbaar is, wordt een gelijkwaardige vervanging geboden.
De hoofdgids heeft te allen tijde de eindverantwoordelijkheid voor de veiligheid en uitvoering van de expeditie. Zijn beslissingen inzake route, tempo, veiligheid en (voortijdige) beëindiging van de beklimming voor individuele deelnemers of de gehele groep zijn bindend en onherroepelijk.
Extra kosten die voortvloeien uit overmacht (zie artikel 8) kunnen voor rekening van de deelnemer komen.
Noodcontact is 24/7 beschikbaar via de lokale operator in Arusha via de hoofdgids tijdens de beklimming. Communicatie met de organisatie kan plaatsvinden via SMS, WhatsApp, Telegram en e-mail. Op de berg zelf is communicatie beperkt tot beschikbare netwerkcapaciteit.
Onder overmacht wordt verstaan: alle omstandigheden buiten de invloedssfeer van de organisatie die (tijdelijke) nakoming van de overeenkomst onmogelijk maken, waaronder maar niet beperkt tot:
Bij overmacht is de organisatie gerechtigd de expeditie te annuleren, te wijzigen of op te schorten zonder schadeplichtig te zijn. De deelnemer wordt hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld.
Indien de expeditie vóór aanvang wordt geannuleerd wegens overmacht:
Indien de expeditie tijdens uitvoering wordt afgebroken wegens overmacht:
Indien de organisatie om andere redenen dan overmacht wijzigingen aanbrengt die het karakter van de expeditie wezenlijk veranderen, wordt de deelnemer hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld. De organisatie streeft ernaar het oorspronkelijke karakter en kwaliteit zoveel mogelijk te behouden.
Annulering door de deelnemer dient schriftelijk (per e-mail) te geschieden. De annuleringsdatum is de datum waarop de organisatie de annulering ontvangt.
Bij annulering door de deelnemer gelden de volgende kosten:
Het afsluiten van een annuleringsverzekering wordt sterk aanbevolen. Annuleringskosten zijn niet verhaalbaar bij de organisatie.
De deelnemer heeft geen recht op verplaatsing naar een andere datum of omboeken van de reservering maar kan hiervoor wel een verzoek voor indienen bij de organisatie. Bij annulering gelden de percentages zoals vermeld in artikel 9.2.
Annuleringskosten dekken reeds betaalde en niet-verhaalbare kosten zoals vergunningen, gereserveerde teams en hun lonen, en accommodatiereserveringen. Deze kosten kunnen niet worden gerestitueerd.
Expeditie Kilimanjaro behoudt zich het recht voor een expeditie geheel of gedeeltelijk te annuleren, te wijzigen of te beëindigen indien dit noodzakelijk wordt geacht vanwege:
De hoofdgids is te allen tijde bevoegd om vóór of tijdens de expeditie een deelnemer uit te sluiten van (verdere) deelname indien:
Gevolgen:
De deelnemer dient te allen tijde de instructies van de gidsen op te volgen en zich respectvol te gedragen tegenover medewerkers, mededeelnemers en de lokale bevolking.
Directe uitsluiting zonder restitutie volgt bij:
Gevolgen:
Indien de deelnemer tijdens de expeditie relevante medische informatie blijkt te hebben verzwegen (artikel 5.3), volgt directe uitsluiting conform artikel 10.2.
De deelnemer dient zelf te beschikken over:
Indien de deelnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt bij reservering aangaande:
Of indien de deelnemer niet beschikt over:
En dit op verzoek van de organisatie niet tijdig wordt gecorrigeerd, heeft de organisatie het recht de boeking te annuleren met de volgende gevolgen:
Deelnemers zijn verplicht te allen tijde de instructies van de hoofdgids en assistent-gidsen op te volgen. Dit betreft instructies over:
De expeditie wordt uitgevoerd als groepsactiviteit. Deelnemers dienen rekening te houden met het tempo en de capaciteiten van de gehele groep en mogen niet eigenmachtig van de groep afwijken.
Het gebruik van alcohol en drugs tijdens de expeditie is niet toegestaan en leidt tot directe uitsluiting conform artikel 10.3. Medicijngebruik dient vooraf gemeld te worden (artikel 5.1).
Deelnemers dienen zich te houden aan de Leave No Trace principes en de regels van het Kilimanjaro National Park. Respectloos gedrag jegens natuur, cultuur of lokale bevolking wordt niet getolereerd.
Door deelname aan de expeditie erkent en aanvaardt de deelnemer de inherente risico's van hooggebergte-activiteiten, waaronder maar niet beperkt tot:
Expeditie Kilimanjaro organiseert avontuurlijke hooggebergte-expedities met inherente risico's. De organisatie werkt met gecertificeerde gidsen, moderne uitrusting en volgt internationale veiligheidsnormen, maar kan niet alle risico's van bergactiviteiten elimineren.
Expeditie Kilimanjaro accepteert geen aansprakelijkheid voor:
De deelnemer neemt deel op eigen risico en is verplicht een adequate reisverzekering af te sluiten (artikel 4). Alle medische kosten, evacuaties en repatriëringen zijn voor rekening van de deelnemer.
De deelnemer vrijwaart Expeditie Kilimanjaro, haar medewerkers, partners en de lokale operator van alle claims, schade en kosten voortvloeiend uit:
Voor diensten waarvoor de organisatie niet rechtstreeks als tussenpersoon optreedt, rust geen aansprakelijkheid bij de organisatie. Dit betreft onder meer:
Verwijzingen naar externe websites en informatiebronnen zijn uitsluitend ter informatie. De organisatie is niet verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid of beschikbaarheid van externe websites.
Voor zover de organisatie aansprakelijk zou worden gesteld ondanks de uitsluitingen in dit artikel, is de aansprakelijkheid gemaximeerd tot het bedrag dat de deelnemer voor de expeditie heeft betaald, met een absoluut maximum van USD 5.000 per deelnemer.
Alle claims jegens de organisatie dienen binnen 3 maanden na beëindiging van de expeditie schriftelijk te worden ingediend. Na deze termijn vervalt elk recht op schadevergoeding.
Klachten over de uitvoering van de expeditie dienen onmiddellijk ter plaatse te worden gemeld bij de hoofdgids of lokale operator, zodat waar mogelijk direct een oplossing kan worden gezocht.
Klachten die ter plaatse niet afdoende zijn opgelost, dienen binnen 14 dagen na afloop van de expeditie schriftelijk (per e-mail) te worden ingediend bij Expeditie Kilimanjaro onder vermelding van:
De organisatie streeft ernaar klachten binnen 30 dagen te beantwoorden. Indien een klacht niet binnen deze termijn kan worden afgehandeld, wordt de deelnemer hiervan op de hoogte gesteld met opgave van de verwachte afhandelingstermijn.
Bij noodsituaties (medisch, evacuatie, ongeval) dient de deelnemer altijd eerst contact op te nemen met de eigen reisverzekering. De organisatie en lokale operator verlenen assistentie waar mogelijk, maar treden niet op als financiële garantsteller.
Indien een klacht niet tot een bevredigende oplossing leidt, kunnen partijen besluiten het geschil voor te leggen aan mediation. Partijen dragen elk de helft van de mediationkosten.
Geschillen die niet in der minne kunnen worden opgelost, worden voorgelegd aan het High Court Arusha Registry in Tanzania, conform artikel 1.3. Deze bepaling laat onverlet het recht van EU-consumenten om zich te wenden tot de bevoegde rechter in hun land van herkomst indien het EU-consumentenrecht dit toestaat.
Expeditie Kilimanjaro verwerkt persoonsgegevens van deelnemers uitsluitend voor de organisatie en uitvoering van de expeditie. Voor details verwijzen wij naar de Privacy Verklaring op www.expeditiekilimanjaro.nl.
De organisatie verzamelt:
Naam, geboortedatum, paspoortnummer, medische informatie en voedselwensen worden gedeeld met de lokale operator in Tanzania ten behoeve van de veilige en zorgvuldige uitvoering van de expeditie.
Gegevens worden uitsluitend bewaard voor de duur van de organisatie van de expeditie en worden verwijderd binnen 3 maanden na afloop van de expeditie, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen.
Tijdens de expeditie kunnen door begeleiders en deelnemers foto's en video's worden gemaakt. Deelname aan de expeditie impliceert dat men op foto's of video's kan worden vastgelegd.
Indien foto's of video's waarop deelnemers zichtbaar zijn worden ingediend bij de organisatie, kunnen deze worden gebruikt voor marketingdoeleinden op de website en sociale media, tenzij de deelnemer hier schriftelijk bezwaar tegen maakt.
Deelnemers hebben te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van beeldmateriaal waarop zij herkenbaar in beeld zijn. Dit bezwaar dient schriftelijk te worden ingediend per e-mail.
Expeditie Kilimanjaro behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op www.expeditiekilimanjaro.nl en zijn van toepassing op alle nieuwe boekingen na publicatiedatum. Voor reeds gemaakte boekingen blijven de ten tijde van de boeking geldende voorwaarden van kracht.
Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. De ongeldige bepaling wordt geacht te zijn vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij de bedoeling van de oorspronkelijke bepaling.
Deze algemene voorwaarden, samen met de boekingsbevestiging, vormen de gehele overeenkomst tussen Expeditie Kilimanjaro en de deelnemer. Eerdere afspraken, toezeggingen of correspondentie die niet schriftelijk zijn bevestigd, maken geen deel uit van de overeenkomst.
Het feit dat de organisatie op enig moment geen beroep doet op enige bepaling van deze voorwaarden, betekent niet dat afstand wordt gedaan van het recht om zich op een later moment wel op deze bepaling te beroepen.
Voor vragen over deze algemene voorwaarden of de expeditie kunt u contact opnemen via:
Door het indienen van een reservering en/of het verrichten van betaling verklaart de deelnemer:
Versie: Januari 2026
Expeditie Kilimanjaro
Deze voorwaarden zijn voor het laatst aangepast op 11 januari 2026.